Saison des AGA 2020 – COVID-19

À l'aube de la saison des assemblées annuelles et dans le contexte des préoccupations grandissantes à l'égard de la pandémie du coronavirus (COVID-19), il faudra tenir compte de nombreux facteurs dans la planification de votre rencontre des actionnaires cette année.

Les provinces de l'Ontario, de la Colombie-Britannique, et de l'Alberta ont interdit les rassemblements de plus de cinquante personnes. Étant donné les développements rapides, nous vous recommandons de suivre de près les conseils des représentants des gouvernements, des organismes de réglementation et de la santé publique.

Les émetteurs évaluent leurs options pour tenir leur assemblée. Certains ont déjà entrepris le processus de planification, d'autres se préparent à le faire.

Si vous envisagez, en consultation avec votre conseiller juridique, de repousser une assemblée déjà prévue, veuillez communiquer dès que possible avec votre gestionnaire des relations clients de Fiducie TSX. Veuillez noter que la TSX et la TSXV ont mis en place des mesures d'assouplissement à l'intention des émetteurs.

Si vous envisagez une assemblée virtuelle seulement ou hybride, nous vous encourageons fortement à prendre rapidement les mesures nécessaires et à communiquer dès que possible avec votre gestionnaire des relations clients de Fiducie TSX.

Points à retenir dans la préparation d'une assemblée virtuelle :

• Passez en revue les statuts et règlements administratifs ainsi que la législation applicable pour voir s'il vous est permis de tenir une assemblée de manière électronique. Parlez-en avec votre conseiller juridique.
• Après votre discussion avec le gestionnaire des relations clients, veuillez inclure la formulation de déclaration dans vos documents relatifs aux procurations. L'information devra couvrir les modalités d'accès à l'assemblée pour les actionnaires ainsi que la procédure pour poser des questions et voter.
• Lignes directrices de la firme Glass Lewis sur les assemblées virtuelles dans le contexte de la COVID-19

Si vous avez déjà envoyé par la poste les documents relatifs aux procurations et que vous souhaitez tenir une assemblée virtuelle, veuillez prendre note des points suivants :

• Vous devez communiquer dès que possible avec votre gestionnaire des relations clients en ce qui concerne le calendrier de l'assemblée avant de publier toute annonce connexe.
• Vous devriez consulter votre conseiller juridique au sujet des étapes à suivre concernant les modifications apportées à votre assemblée.
• Il se peut que des envois supplémentaires soient requis dans le but d'informer vos actionnaires. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire des relations clients.
• Les autorités en valeurs mobilières du Canada fournissent des indications sur la tenue des assemblées générales annuelles pendant la pandémie de COVID-19

Si vous avez déjà envoyé la documentation et que vous décidez de tenir une assemblée en personne, Fiducie TSX propose les mesures suivantes pour limiter le nombre de personnes présentes et favoriser la distanciation sociale :

• Étant donné l'évolution rapide de la situation, envisagez la mise à jour de vos sites Web et la diffusion d'un communiqué de presse invitant vos actionnaires à consulter régulièrement vos sites pour prendre connaissance de ces mises à jour.
• Encouragez les actionnaires à soumettre leur vote avant l'assemblée.
• Fournissez à l'avance un ordre du jour de l'assemblée et déterminez les attentes.
• Examinez la possibilité de réduire les interventions en personne durant l'assemblée, par exemple : réduire ou éliminer les présentations, afficher les présentations en ligne et annuler le service de traiteur.
• Prévoyez l'ajout d'une webdiffusion ou d'une conférence téléphonique afin de permettre aux actionnaires qui ne peuvent assister en personne de suivre l'assemblée à distance.
• Déterminez, en consultation avec votre conseiller juridique, la possibilité de limiter cette année la capacité d'interaction des actionnaires avec les membres de la direction et du conseil d'administration.
• Conseillez aux actionnaires qui sont malades ou en auto-isolement, ou encore, qui présentent des symptômes de maladie, de ne pas assister à l'assemblée.
• Parlez avec votre gestionnaire des relations clients de l'option de soutien par Fiducie TSX pour agir comme agent scrutateur à distance ou pour que l'émetteur agisse lui-même à ce titre à l'assemblée.

Veuillez noter qu'en raison de l'interdiction de rassemblements de plus de cinquante personnes émise par le gouvernement, il se peut que Fiducie TSX ne soit pas en mesure d'assister en personne à votre assemblée si vous prévoyez un taux de participation élevé. Si vous prévoyez un taux de participation en personne élevé à votre assemblée, veuillez communiquer dès que possible avec votre gestionnaire des relations clients.

Nous réalisons bien toute l'ampleur de la tâche. Fiducie TSX est déterminée à fournir à ses clients toute l'aide nécessaire au bon fonctionnement dans le contexte actuel et envisage toutes les options disponibles pour surmonter cette période difficile.